Cestovní koordinátor
Na této stránce:Přehled
Pokud jste cestovním koordinátorem, který opakovaně rezervuje schůzky pro jiné cestující osoby, můžete si v našem online systému vytvořit profil cestovního koordinátora. Tato funkce vám umožní namísto vytváření nových profilů pro každého žadatele spravovat a sledovat všechny vaše klienty v rámci svého profilu. Z tohoto centrálního stanoviště můžete na jediné obrazovce plánovat, měnit, rušit nebo potvrzovat schůzky více klientů. Není tak už nutné vytvářet mnoho názvů a hesel pro profily a externě sledovat schůzky klientů. Tato funkce nenahrazuje skupinovou schůzku ani jiné programy uvedené v části „Lokální vízové programy“.
Chcete-li provést hromadnou platbu za více žadatelů cestujících společně, klepněte zde.
Několik připomínek:
- Pokud některý žadatel žádá o přednostní nebo nouzovou schůzku, neplánujte ji prostřednictvím profilu cestovního koordinátora. Žadatel musí naplánovat pohovor prostřednictvím normálního postupu jako jednotlivec.
- Plánujete-li během jedné relace schůzku pro několik žadatelů, bude mít skupina stejný termín pohovoru. Necestují-li žadatelé společně, je nutné pro ně plánovat v různých plánovacích relacích, aby získali zvláštní termíny pohovoru.
- Skupinové požadavky nejsou dostupné pro TC. Skupinové požadavky provádějte z normálních profilů. Další podrobnosti viz pokyny pro skupinové schůzky.
Pokyny pro přístup do profilu cestovního koordinátora a správu více schůzek
Krok 1
Přihlaste se a vytvořte profil ve svém online žadatelském systému. Pokud již máte profil, přejděte na krok 2.
Krok 2
Na e-mailovou adresu travel-coordinator@ustraveldocs.com odešlete své číslo UID v řádku předmětu. Tímto způsobem získáte přístup pro plánování žadatelů jako cestovní koordinátor. Číslo UID naleznete na pravé straně obrazovky vedle svého uživatelského jména. Do e-mailové zprávy není nutné zadávat žádný text.
Níže je uveden snímek obrazovky s umístěním UID po přihlášení do profilu:
Krok 3
Vyčkejte 5 minut, dokud se e-mail nezpracuje, a poté klepněte na odkaz Domů v levém horním rohu. Zobrazí se řídicí panel a změní se položky nabídky. Levá nabídka bude obsahovat možnosti Vyhledat schůzky a Historie schůzek.
Krok 4
Jste-li připraveni na plánování schůzky, klepněte na položku Naplánovat schůzku. Vyplníte údaje o typu víza, konzulátu, kategorii víza, druhu víza a údaje o žadateli. Systém vás následně vyzve k výběru konkrétního data pro pohovor k udělení víza pro klienta a zobrazí se podrobnosti k potvrzení.
Krok 5
Můžete pokračovat přidáváním dalších klientů do profilu a plánováním dalších schůzek. Potřebujete-li zobrazit předchozí naplánované schůzky, můžete klepnout na položku Vyhledat schůzky nebo zobrazit Historii schůzek.
Historie schůzek umožňuje zobrazit všechny schůzky. Po kliknutí na zelené znaménko plus se zobrazí rychlý přehled údajů o klientovi, jako je například termín schůzky, kategorie víza, e-mail a UID žadatele. Seznam klientů můžete také organizovat podle termínu schůzky, typu víza nebo statusu.
Poznámka: Možnost Historie schůzek má omezení co do maximálního počtu záznamů o schůzkách uložených v systému. Informace v systému proto používejte pouze jako referenci k záznamům ve vlastní databázi.
Vyhledat schůzky umožňuje provést akci pro klienta. Jak vidíte na dalších snímcích, máte přístup k potvrzovacímu listu, můžete měnit termíny, aktualizovat informace pro doručení dokladů nebo zrušit pohovor klienta.
Další informace
POZNÁMKA: Změníte-li svůj individuální přístup do profilu na profil cestovního koordinátora, nemůžete naplánovat vlastní schůzku. Chcete-li naplánovat vlastní schůzku, odešlete na adresu travel-coordinator@ustraveldocs.com další e-mail se svým UID v řádku předmětu. Tímto způsobem deaktivujete profil cestovního koordinátora. Pro naplánování své schůzky budete muset odstranit všechny dříve naplánované schůzky na obrazovce Závislé osoby. Po naplánování schůzky odešlete znovu e-mail, aby se znovu aktivoval přístup.