Jesteś tutaj: Strona główna / Koordynatorzy Podróży

Koordynatorzy Podróży (Agencje turystyczne)

Na tej stronie:


Informacje ogólne

Jeśli są Państwo przedstawicielami agenci turystycznej i wielokrotnie wyznaczacie spotkania dla swoich klientów możecie utworzyć w naszym systemie profil zbiorowy dla swojej organizacji/firmy. Zamiast tworzyć nowy profil dla każdej osoby ubiegającej się o wizę, funkcja ta pozwala na zarządzanie i śledzenie wszystkich klientów w Państwa profilu. Z tego miejsca można zaplanować, przełożyć, anulować lub potwierdzić kilka spotkań klientów z jednego dostępu. Eliminuje to konieczność stosowania wielu nazw profili, haseł i śledzenia terminów umówionych spotkań z konsulem Państwa klientów z poziomu poszczególnych kont.

Należy pamiętać o następujących zasadach:

  • Jeśli aplikant stara się o spotkanie w trybie pilnym podanie nie może być wystosowane z profilu koordynatora. Aplikant musi to zrobić ze swojego indywidulanego profilu. 
  • Jeśli umawiają Państwo wielu aplikantów w czasie jednej sesji wszyscy oni będą umówieni na tę samą datę spotkania z konsulem. Jeśli aplikanci nie wybierają się razem muszą być umawiani podczas osobnych sesji aby terminy rozmów z konsulem były różne. 
  • Wystosowanie podania o zapis na spotkanie grupowe nie jest możliwe z profilu Koordynatora. Musi być wysłane z profilu osoby indywidualnej. Więcej szczegółów jest dostępne na stronie przeznaczonej dla grup.

Instrukcje dostępu do Profilu Agencji Turystycznych i Zarządzania Wieloma Terminami

Krok 1
Należy
zarejestrować się i utworzyć profil w naszym internetowym systemie umawiania spotkań wizowych. Jeżeli posiadacie Państwo już swój profil prosimy przejść do kroku 2.

Krok 2
Należy wysłać wiadomość na adres travel-coordinator@ustraveldocs.com w temacie wiadomości podając swój numer UID. Zapewni to Państwu dostęp do harmonogramu wyznaczania spotkań wizowych z poziomu agencji turystycznej. Numer UID można znaleźć po prawej stronie ekranu, obok nazwy użytkownika. Treść maila może pozostać pusta.

Poniżej znajdą Państwo zdjęcie pokazujące gdzie znaleźć Państwa numer UID po zalogowaniu do swojego profilu:
UID Location

 

Krok 3
Prosimy odczekać 5 minut na przetworzenie wiadomości po czym kliknąć na link (Home) w lewym górnym rogu. Zmieni się wygląd ekranu. Z lewej strony menu znajdą Państwo nowe opcje: (Search Appointments) i (Appointment History).
UID Location

 

Krok 4
Jeśli są Państwo gotowi wyznaczyć spotkanie wizowe, prosimy wybrać opcję Wyznacz Spotkanie Wizowe. Będą musieli Państwo uzupełnić informacje takie jak: typ wizy, miejsce gdzie osoba będzie miała spotkanie wizowe (Ambasada w Warszawie lub Konsulat Generalny w Krakowie), kategorię wizową i dane personalne dotyczące każdej osoby ubiegającej się o wizę. Następnie system poprosi o wybranie konkretnej daty spotkania wizowego dla Państwa klienta i poda informacje potwierdzające umówienie spotkania.

Krok 5
Możecie Państwo dodawać nowych klientów do Państwa profilu. Aby sprawdzić wcześniej zaplanowane spotkania można skorzystać z funkcji Historia Spotkań lub Wyszukaj Spotkanie.

Historia Spotkań pozwala Państwu na podgląd wszystkich wyznaczonych wcześniej przez Państwa spotkań. Po kliknięciu na zielony znak plus, można zobaczyć szybki przegląd informacji dotyczących każdego z Państwa klientów, takich jak data spotkania, kategoria wizowa, adres poczty elektronicznej osoby ubiegającej się o wizę i numer UID. Można również uporządkować listę klientów wg daty spotkania, typu wizy lub statusu.

Uwaga: Pozycja Historia umówionych spotkań jest ograniczona w zakresie ilości przechowywanych rekordów w systemie. W związku z tym informacje w nim zawarte nie powinny być wykorzystywane jako punkt odniesienia do rekordów Państwa bazy danych.

UID Location

 

Opcja Wyszukaj Spotkanie pozwala na wykonywanie określonych działań dla Państwa klientów. Jak widać na poniższym ekranie będzie mieli Państwo dostęp do potwierdzeń umówionych spotkań, będziecie mogli zmieniać lub anulować datę umówionego spotkania a także zmieniać miejsce odbioru dokumentów dla konkretnego klienta.
UID Location

 

Więcej informacji

UWAGA: Jeśli Państwo zmienią swoje konto indywidulane na konto użytkownika zbiorowego nie będą mieli Państwo możliwości wyznaczenia spotkanie dla samych siebie. Aby umówić swoją wizytę, należy wysłać kolejną wiadomość na adres travel-coordinator@ustraveldocs.com podając w temacie wiadomości swój numer UID. Spowoduje to wyłączenie profilu zbiorowego. W momencie kiedy spotkanie zostanie wyznaczone będą musieli Państwo usunąć wszystkie poprzednio wyznaczone spotkania z etapu . Po odbyciu spotkania należy ponownie wysłać e-mail a zostanie przywrócony status użytkownika zbiorowego.