Reisekoordinator

På denne siden:

Oversikt

Hvis du er en reisekoordinator som gjentatte ganger bestiller avtaler for andre reisende, kan du opprette en reisekoordinatorprofil i vårt på nettbaserte-system. I stedet for å opprette en ny profil for hver søker, lar denne funksjonen deg forvalte og spore alle dine klienter under profilen din. Fra dette sentrale siden kan du sette opp, gjøre om, kansellere eller bekrefte flere klient-avtaler fra en skjerm. Dette eliminerer behovet for flere profilnavn, passord og ekstern sporing av dine klientavtaler. Denne funksjonen er ikke ment å erstatte verken gruppeavtalen eller andre programmer listet under «Lokale visumprogrammer».

Hvis du ønsker å betale i bulk for flere søkere som reiser sammen, klikk her.

Et par ting å huske:
  1. Haste- og nødavtaler for intervju kan ikke avtales gjennom reisekoordinatorprofilen. Søkeren må da avtale et intervju individuelt gjennom den vanlige prosessen.
  2. Hvis du avtaler flere søkere i løpet av en økt, vil gruppen ha samme intervjudato. Hvis søkerne ikke reiser sammen, må de settes opp på adskilte økter, slik at de har separate intervjudatoer.
  3. Gruppeforespørsel er ikke tilgjengelige for reisekoordinatorer. Gruppeforespørsler bør gjøres fra vanlige profiler. Se instruksjonene for gruppeavtaler for videre informasjon.

Instruksjoner for adgang til reisekoordinatorprofil og forvaltning av flere avtaler

Trinn 1

Logg inn og opprett en profil i vårt nettbaserte søkersystem. Hvis du allerede har en profil, hopp til steg 2.

Trinn 2

Send en e-post til travel-coordinator@ustraveldocs.com med UID-nummeret ditt i emnelinjen. Dette vil gi deg adgang til å sette opp søkere som reisekoordinator. UID-nummeret ditt kan finnes på den høyre siden av skjermen ved siden av brukernavnet ditt. Du trenger ikke skrive noen tekst i e-posten.

Nedenfor er et skjermbilde som viser hvor du finner din UID etter at du logger inn på din profil:

Trinn 3

Vent i fem minutter mens e-posten din behandles, og klikk så på Hjem-lenken i øvre venstre hjørne. Du vil se at dashbordet og menyelementene dine har blitt endret. Menyen til venstre vil innbefatte alternativene Søk avtaler og Avtalehistorie.

Trinn 4

Hvis du er klar til å bestille en timeavtale klikker du på Avtal time. Du vil fylle ut informasjonen for visumtype, post, visumkategori, visumklasse og søkerinformasjon. Systemet vil deretter be deg velge en spesifikk dato for klienten sitt visumintervju, deretter vil du motta bekreftelsesinformasjon.

Trinn 5

Du kan fortsette å legge til andre klienter til din profil, og sette opp flere avtaler. Hvis du trenger å se dine tidligere oppsatte avtaler, kan du klikke på Søk avtaler eller vise Avtalehistorie.

Avtalehistorie lar deg se alle dine avtaler. Hvis du klikker på det grønne plusstegnet, kan du se et raskt bilde av din klients informasjon, som avtaledato, visumkategori, søkers e-post og UID. Du kan også organisere listen over klienter etter avtaledato, visumtype eller status.

Merk: Merk at avtalehistorie-alternativet har begrensinger i forhold til maksimalt antall avtaleregistre lagret i systemet. Derfor bør informasjonen her ikke brukes som et referansepunkt for dine egne database-poster.

Søk avtaler lar deg utføre en handling for klienten din. Som vist i skjermbildet nedenfor, kan du få adgang til bekreftelsesbrevet, sette opp ny avtale, oppdatere dokumentleveringsinformasjonen eller kansellere intervjuet med klienten din.

Mer informasjon

MERK: Hvis du endrer den individuelle adgangen din til en reisekoordinatorprofil, kan du ikke bestille timeavtale for deg selv. For å sette opp din egen avtale, send en ny e-post til travel-coordinator@ustraveldocs.com med UID-nummeret ditt i emnelinjen. Dette vil deaktivere reisekoordinatorprofilen din. Når du setter opp avtalen din må du fjerne alle tidligere oppsatte avtaler på Familiemedlem-skjermen. Etter at du har satt opp avtalen din sender du e-posten på nytt, og adgangen din vil bli gjenopprettet.