Coordinador/Agente de Viaje

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Información General

Si es un coordinador/agente de viaje que recurrentemente programa citas para otros viajeros, usted puede crear en nuestro sistema en línea, un perfil como coordinador de viajes. En lugar de crear perfiles para cada solicitante, esta función le permite gestionar y controlar a todos sus clientes en su mismo perfil. Desde esta ubicación central usted puede programar, reprogramar, cancelar o confirmar citas de clientes múltiples, desde una sola pantalla. Esto elimina la necesidad de perfiles múltiples, contraseñas y seguimiento externo de las citas de sus clientes. Esta función no pretende reemplazar la programación de citas de grupo u otros programas que aparezcan en “Casos Especiales de Visa”.

Instrucciones para Acceder al Perfil de Coordinador/Agente de Viajes y Manejar Citas Múltiples

Paso 1
Iniciar sesión y crear un perfil en nuestro sistema en línea para solicitantes. Si usted ya tiene un perfil, continúe en el paso 2.

Paso 2
Enviar un correo electrónico a travel-coordinator@ustraveldocs.com con su número UID en el campo de Asunto. Esto le permitirá el acceso para programar citas como un coordinador/agente de viajes. Su número UID puede ser encontrado en el lado derecho de la pantalla, junto a su nombre de usuario. Usted no necesita incluir ningún texto en el cuerpo del correo electrónico.

A continuación aparece una pantalla que muestra adonde puede encontrar su UID, después de iniciar sesión en su perfil:
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Paso 3
Espere 5 minutos para que su correo electrónico sea procesado y presione en el enlace de Inicio, en la esquina superior izquierda. Usted verá que los elementos de su tablero y menú han cambiado. El menú del lado izquierdo va a incluir una búsqueda de Citas y una opción de Historial de Citas.
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Paso 4
Si está listo para programar una cita, presione en Programar Cita. Usted completará la información para el Tipo de Visa, Embajada, Categoría de Visa, Clase de Visa e Información del Solicitante. El sistema le pedirá que elija una fecha específica para la entrevista de visa de su cliente y le proporcionará los detalles de la confirmación.

Paso 5
Usted puede continuar agregando otros clientes a su perfil y programar más citas. Si usted necesita ver las citas programadas previamente, usted puede presionar en Buscar Citas o ver Historial de Cita.

El Historial de Cita le permite ver sus citas. Si presiona en el signo de suma color verde, usted puede ver un panorama general de la información de su cliente, tal como la fecha de cita, categoría de visa, correo electrónico del solicitante y el UID. Usted también puede organizar su lista de clientes por fecha de cita, tipo de visa o estatus.

Nota: Tome en cuenta que la opción del Historial de Cita tiene limitaciones, en cuanto al número máximo de registros de citas guardadas en el sistema. Por lo tanto, la información contenida no debe utilizarse como punto de referencia para los registros de su propia base de datos.

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Buscar Citas le permite realizar una acción para su cliente. Como puede ver en la siguiente pantalla, usted puede confirmar, cancelar o reprogramar la cita.
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Más Información

NOTA: Si cambia su acceso individual a un perfil de coordinador de viaje, usted no podrá programar una cita para usted mismo. Para programar su propia cita, envíe un correo electrónico a travel-coordinator@ustraveldocs.com con su número UID en el campo de Asunto. Esto le deshabilitará su perfil como coordinador de viaje. Cuando usted programe su cita va a necesitar remover todas las citas programadas previamente en la pantalla de Dependientes. Después de programar su cita, envíe el correo electrónico de nuevo y su acceso volverá a ser activado.