Координатор поездок

На этой странице:

Обзор

Если вы являетесь координатором поездок и неоднократно занимались назначением собеседований для других заявителей, Вы можете создать профиль координатора поездок в нашей интернет-системе. Вместо того, чтобы создавать новый профиль каждого заявителя, эта функция позволит управлять и отслеживать всех ваших клиентов в вашем профиле. Вы сможете централизованно записывать, перезаписать, отменять или подтверждать собеседования нескольких клиентов с одного экрана. Это исключает необходимость использования нескольких имён пользователя, паролей и внешнего отслеживания назначенных собеседований ваших клиентов. Эта функция не предназначена для замены группового собеседования или других программ, указанных как "Местные визовые программы".

Помните:

  • Если заявителю нужно обратиться в Посольство в срочном порядке, собеседование не назначается координатором поездки. Заявитель должен назначить интервью через личный профиль. 
  • При назначении собеседования нескольким заявителям в течении одной сессии, группа будет иметь то же время назначения. Если заявители не путешествуют вместе, их собеседования должны быть назначены в разных сессиях так, чтобы у каждого была назначена своя дата собеседования.
  • Координатор туристических поездок не может отправить заявку на групповое собеседование. Заявка на групповое собеседование должна быть отправлена из обычного профиля. Пожалуйста, ознакомьтесь с инструкциями по назначению группового собеседования для получения более подробной информации.

 

Инструкция для доступа к профилю Координатора поездок и управление множественными записями на собеседование

Шаг 1
Войдите в систему и создайте профиль, в нашей он-лайн системе. Если у вас уже есть профиль, перейдите к шагу 2.

Шаг 2
Отправьте письмо на электронный адрес travel-coordinator@ustraveldocs.com указав ваш UID номер в теме письма. Это даст вам доступ к записи на собеседования заявителей в качестве Координатора поездок. Ваш номер UID указан на правой стороне экрана рядом с вашим именем пользователя. Убедитесь в том, что тело письмо останется пустым и удалите любые символы, включая подпись вашей электронной почты.

На данном изображении указано где вы сможете увидеть ваш номер UID, после того как вы войдете в свой профиль:
UID Location


Шаг 3
Подождите 5 минут, пока ваше письмо пройдёт обработку и нажмите на ссылку Домашняя страница в верхнем левом углу. Вы увидите, что ваша панель инструментов и меню изменились. Меню с левой стороны будет включать в себя функции Поиск в записях на собеседование (Search Appointments в английской версии интерфейса) и Истории записей на собеседование (Appointment history в английской версии интерфейса).
UID Location


Шаг 4
Если Вы готовы назначить собеседование, выберите пункт Запись на собеседование (Schedule Appointment в английской версии интерфейса). Далее вы вводите все необходимы данные: тип визы, Посольство/Генеральное Консульство в котором будет рассматриваться обращение, визовая категория, визовый класс и личная информация заявителя. Система предложит вам выбрать конкретную дату собеседования для вашего клиента и предоставит Вам подтверждение записи на собеседование.

Шаг 5
Вы сможете продолжать добавлять других клиентов в профиль и также записывать их на собеседование. Если вам нужно уточнить данные о произведенных ранее записях на собеседование, выберите пункты меню Поиск в записях на собеседование (Search Appointments в английской версии интерфейса) или История записей на собеседование (Appointment history в английской версии интерфейса).

Функция История записей на собеседование позволяет просматривать информацию о всех записях на собеседование произведенных ранее. Если вы нажмете на зеленую кнопку со знаком плюс, вы сможете увидеть сводную информацию о вашем клиенте, такую как дата собеседования, визовая категория, адрес электронной почты и номер UID заявителя. Вы также можете упорядочить свой список клиентов по дате собеседования, типу визы или статусу собеседования.

Примечание: Обратите внимание на то, что в разделе История записей на собеседование есть ограничение относительно хранения учёта максимального количества записей на собеседования в системе. Поэтому, информация в данном разделе не должна использоваться Вами в качестве основной ссылки для ведения учётных записей Ваших баз данных.
UID Location


Функция Поиск в записях на собеседование позволяет Вам выполнять определенные действия для ваших клиентов. На приведенном ниже изображении, в меню Опции вы можете увидеть функции загрузки письма подтверждения записи на собеседование (функция Confirmation в английской версии интерфейса), отменить запись на собеседование (функция Cancel в английской версии интерфейса), записаться на другую дату и/или время (функция Reschedule в английской версии интерфейса), а также изменить адрес доставки документов для данного заявителя (функция Update Document Delivery в английской версии интерфейса).
UID Location


Дополнительная информация

ПРИМЕЧАНИЕ: Если вы измените ваш персональный профиль на профиль координатора туристических/деловых поездок, вы не сможете назначить собеседование для себя лично. Для того чтобы назначить собственное собеседование для себя, пришлите другое письмо на электронный адрес travel-coordinator@ustraveldocs.com с номером Вашего UID в теме письма. Это приведет к отключению вашего профиля от функции координатор туристических/деловых поездок. Когда вы будете делать запись на собеседование вам необходимо удалить все ранее назначенные собеседования на экране с указанием Зависимые члены семьи. После того как вы записались на собеседование, вышлите снова электронное письмо и ваш доступ будет восстановлен.