Matkanjärjestäjä

Tällä sivulla:

Yleiskatsaus

Jos olet matkanjärjestäjä ja teet usein varauksia toisten matkustajien nimissä, voit luoda matkanjärjestäjän profiilin verkkovarausjärjestelmäämme. Tämän ominaisuuden avulla voit hallita ja seurata kaikkia asiakkaitasi omalla profiilillasi sen sijaan, että loisit uuden profiilin jokaiselle hakijalle. Toiminnon avulla voit keskitetysti varata tai siirtää haastatteluaikoja tai peruuttaa tai vahvistaa useita asiakkaiden tapaamisia yhdessä näytössä. Näin et tarvitse useita profiileja, salasanoja ja asiakkaittesi tapaamisten ulkoista seurantaa. Tätä toimintoa ei ole tarkoitettu korvaamaan ryhmätapaamisia tai muita ohjelmia, jotka on lueteltu kohdassa "Paikalliset viisumiohjelmat".

Jos haluat maksaa usean yhdessä matkustavan hakijan maksut kerralla, napsauta tätä.

Muutama muistettava asia:
  • 1. Jos hakija pyytää nopeutettua tai hätätilannehaastattelua, älä varaa haastatteluaikaa matkanjärjestäjän profiililla. Hakijan on varattava haastatteluaika normaalin varausprosessin kautta yksityisenä henkilönä.
  • 2. Jos varaat haastatteluaikoja useille hakijoille saman istunnon aikana, ryhmälle annetaan sama haastattelupäivä. Jos hakijat eivät matkusta yhdessä, heidän haastatteluaikansa on varattava erillisissä istunnoissa, jotta heillä on eri haastattelupäivät.
  • 3. Matkanjärjestäjät eivät voi käyttää ryhmähaastattelupyyntöjä. Ryhmähaastattelupyynnöt on tehtävä normaalista profiilista. Katso lisätietoja ryhmähaastatteluaikoja koskevista ohjeista.

Ohjeet matkanjärjestäjän profiilin käyttöön ja useiden haastatteluaikojen hallitsemiseen

Vaihe 1

Kirjaudu sisään  ja luo profiili verkkoajanvarausjärjestelmäämme. Jos sinulla on jo profiili, siirry vaiheeseen 2.

Vaihe 2

Lähetä sähköpostiviesti osoitteeseen travel-coordinator@ustraveldocs.com ja lisää UID-tunnuksesi aiheriville. Tämä antaa sinulle oikeuden varata haastatteluaikoja matkanjärjestäjänä. Löydät UID-tunnuksesi näytön oikeasta laidasta käyttäjätunnuksen vierestä. Itse viestiin ei tarvitse kirjoittaa mitään.

Alla on näyttökuva, josta näet, missä UID-tunnuksesi on, kun olet kirjautuneena profiiliisi:

Vaihe 3

Odota 5 minuuttia, jotta sähköpostisi käsitellään, ja napsauta sitten Etusivu-linkkiä vasemmassa yläkulmassa. Huomaat, että hallintapaneelisi ja valikkosi ovat muuttuneet. Vasemman puolen valikossa on nyt Hae haastatteluaikoja- ja Haastatteluhistoria-valinnat.

Vaihe 4

Jos olet valmis varaamaan haastatteluajan, napsauta kohtaa Varaa haastatteluaika. Sinun täytyy täyttää viisumin tyyppiä, konsulaattia, viisumikategoriaa ja -luokkaa sekä itse hakijaa koskevat tiedot. Järjestelmä pyytää sinua valitsemaan tietyn päivän asiakkaasi viisumihaastattelua varten ja antamaan vahvistustiedot.

Step 5

Voit jatkaa asiakkaiden lisäämistä profiiliisi ja varata lisää aikoja. Jos haluat katsella aiemmin varaamiasi haastatteluaikoja, valitse Hae haastatteluaikoja tai katsele Haastatteluhistoriaa.

Haastatteluhistorian avulla voit katsella kaikkia varaamiasi haastatteluaikoja. Jos napsautat vihreätä plus-merkkiä, näet asiakkaasi tiivistetyt tiedot, esimerkiksi haastattelun ajankohdan, viisumikategorian, hakijan sähköpostiosoitteen ja UID-tunnuksen. Voit myös järjestää asiakasluettelosi haastatteluajan, viisumityypin tai tilan mukaan.

Huomautus: Huomaa, että Haastatteluhistoria-valinnalla on rajoituksia – järjestelmään voidaan tallentaa vain rajallinen määrä haastattelutietoja. Siksi historian tietoja ei pidä käyttää viitteinä omien tietokantojesi tietoihin.

Hae haastatteluaikoja -valinnalla voit suorittaa toimia asiakkaasi puolesta. Kuten alla olevassa näyttökuvassa näytetään, voit katsella vahvistuskirjettä, siirtää varattua haastatteluaikaa, päivittää asiakirjojen toimitustietoja tai peruuttaa asiakkaasi haastatteluajan.

Lisätietoja

HUOMIO: Jos muutat oman henkilökohtaisen tilisi matkanjärjestäjän profiiliksi, et voi varata haastatteluaikaa itsellesi. Jos haluat varata haastatteluajan itsellesi, lähetä uusi sähköpostiviesti osoitteeseen travel-coordinator@ustraveldocs.com ja lisää UID-tunnuksesi aihe-riville. Tämä poistaa matkanjärjestäjäprofiilisi käytöstä. Haastatteluajan varataksesi sinun on poistettava kaikki aiemmin varatut haastatteluajat Perheenjäsenet-näytöstä. Kun olet varannut haastatteluajan, lähetä sähköpostiviesti uudelleen, jotta matkanjärjestäjän tilasi palautetaan.