Rejsekoordinator

På denne side:

Oversigt

Hvis du er en rejsekoordinator, der foretager gentagne bookingaftaler for andre rejsende, kan du oprette en rejsekoordinatorprofil i vores online system. I stedet for at oprette en ny profil for hver ansøger, giver denne funktion dig mulighed for at administrere og spore alle dine kunder under din profil. Du kan booke, ændre, annullere eller bekræfte flere kunders interviewer. Dette eliminerer behovet for flere profilnavne, adgangskoder og ekstern sporing af din kunders aftaler. Denne funktion er ikke beregnet til at erstatte hverken gruppeinterview eller andre programmer, der er anført under "Lokale visumprogrammer".

Hvis du ønsker at lave en samlet betaling for flere ansøgere, der rejser sammen, skal du klikke her.

Et par ting, der skal huskes:

  1. Hvis en ansøger søger om et hasteinterview, må dette ikke foretages gennem rejsekoordinatorens profil. Ansøgeren skal aftale et interview gennem den almindelige proces som enkelt person.
  2. Hvis du planlægger flere ansøgninger i løbet af en session, vil gruppen have samme interviewdato. Hvis ansøgerne ikke rejser sammen, skal der aftales tid til separate interviews, så de dermed har separate interviewdatoer.
  3. Gruppeanmodning er ikke tilgængelige for rejsekoordinatorer. Gruppeanmodninger bør gøres fra de regelmæssige profiler. Se instruktionerne for gruppeaftaler.

Instruktioner i at få adgang til rejsekoordinatorens profil og administrere flere interview

Trin 1

Foretag Log in og opret en profil i vores online ansøgningssystem. Hvis du allerede har en profil, skal du springe til trin 2.

Trin 2

Send en e-mail til travel-coordinator@ustraveldocs.com med dit UID-nummer i emnelinjen. Dette vil give dig adgang til at planlægge interview som rejsekoordinator. Dit UID-nummer findes på højre side af skærmen ved siden af dit brugernavn. Du behøver ikke at udfylde tekstfeltet i denne e-mail.

Trin 3

Vent 5 minutter på at din e-mail bliver behandlet, og klik derefter på linket Hjem i øverste venstre hjørne. Du vil se, at dit arbejdsområde og menupunkter har ændret sig. Den venstre side af menuen vil omfatte mulighederne Søg interview og Interviewhistorik.

Trin 4

Hvis du er klar til at booke et interview, skal du klikke på knappen ”Book et interview”. Du skal udfylde oplysninger om visumtype, post, visumkategori, visumklasse og ansøgeroplysninger. Systemet vil derefter bede dig om at vælge en specifik dato til din kundes visuminterview og give dig en bekræftelse.

Trin 5

Du kan fortsætte med at tilføje andre kunder til din profil og booke flere aftaler. Hvis du har brug for at se dine tidligere bookede interviews, kan du klikke på knappen Søg interview og Interviewhistorik.

Interviewhistorik giver dig mulighed for at se alle dine bookede aftaler. Hvis du klikker på det grønne plustegn, kan du hurtigt få et overblik over din kundes oplysninger såsom ansøgningsdato, visumkategori, ansøger-e-mail og UID. Du kan også organisere din klientliste efter aftaledato, visumtype eller status.

Bemærk: Muligheden Interviewhistorik har begrænsninger med et maksimalt antal interviews, der kan lagres i systemet. Derfor bør oplysningerne her ikke bruges som et referencested til dine egne databaseposter.

Søg interview gør det muligt for dig at foretage en handling for din kunde. Som det fremgår af skærmbilledvisningen nedenfor, kan du få adgang til bekræftelsesbrev, ombooke aftaler, opdatering af dokumentets leveringsoplysninger eller annullering af din kundes interview.

Mere information

BEMÆRK: Hvis du ændrer din individuelle adgang til en rejsekoordinators profil, kan du ikke booke et interview til dig selv. For at aftale din egen aftale, skal du sende en e-mail til travel-coordinator@ustraveldocs.com med dit UID-nummer i emnelinjen. Dette vil deaktivere din rejsekoordinators profil. Når du booker din aftale, skal du fjerne alle de tidligere planlagte interviews på skærmen. Når du har booket din aftale, sendes e-mailen igen, og din adgang som rejsekoordinator vil blive genindsat.