Coordonnateur de Voyage

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Aperçu

Si vous êtes un coordinateur de voyage et que vous programmez régulièrement des rendez-vous pour d'autres voyageurs, vous pouvez créer un profil de coordinateur de voyage dans notre système en ligne. Plutôt que de créer un nouveau profil pour chaque demandeur de visa, cette fonctionnalité vous permet de gérer et de suivre tous vos clients dans votre profil. À partir de ce point centralisé, vous pouvez programmer, reprogrammer, annuler ou confirmer plusieurs rendez-vous client à partir d'un seul écran. Cela supprime le besoin d'avoir plusieurs noms de profils, mots de passe et d'effectuer un suivi externe des rendez-vous de vos clients.

Cette fonction ne vise pas à remplacer les rendez-vous de groupe ou autres programmes listés sous « Programmes de visa local » ici.

Souvenez-vous des points suivants :

  1. Si un demandeur veut effectuer une demande pour un rendez-vous expéditif ou d'urgence, ne prenez pas ce rendez-vous par l'entremise de votre profil de coordonnateur de voyage. Le demandeur doit prendre rendez-vous pour une entrevue en passant par la procédure habituelle, individuellement.
  2. Si vous prenez des rendez-vous pour plusieurs demandeurs lors d'une session, tous les membres du groupe auront la même date de rendez-vous. Si les demandeurs ne voyagent pas ensemble, leurs rendez-vous doivent être pris lors d'une session de prise de rendez-vous différente, afin qu'ils aient une date d'entrevue séparée.
  3. Les demandes de rendez-vous de groupe ne sont pas disponibles pour les Coordonnateurs de Voyage. Les demandes de rendez-vous de groupe doivent être effectuées à partir des profils normaux. Consultez les instructions sur les rendez-vous de groupe pour plus d'informations.

Instructions pour accéder au Profil de coordinateur de voyage et Gérer plusieurs rendez-vous

Étape 1

Connectez-vous et créez un profil dans notre système de demande en ligne. Si vous avez déjà un profil, passez à l'étape 2.

Étape 2

Envoyez un e-mail à travel-coordinator@ustraveldocs.com avec votre numéro UID dans l'objet. Cela vous accordera un accès pour programmer les rendez-vous des demandeurs en tant que coordinateur de voyage. Vous pouvez trouver votre numéro UID à droite de l'écran à côté de votre identifiant. Vous n'avez pas besoin de mettre de texte dans le corps de l'e-mail.

La capture d'écran ci-dessous montre où trouver votre UID une fois que vous êtes connecté dans votre profil :

Étape 3

Attendez 5 minutes que votre e-mail soit traité, puis cliquez sur le lien allant vers l'Accueil dans le coin en haut à gauche de l'écran. Vous verrez que votre tableau de bord et les éléments du menu ont changé. Le menu de gauche inclut des options de Recherche de rendez-vous et Historique de rendez-vous.

Étape 4

Si vous êtes prêt à prendre un rendez-vous, cliquez sur Prendre un rendez-vous. Vous pouvez remplir les informations sur le type de visa, le poste consulaire, la catégorie de visa, la classe de visa et les informations sur le demandeur. Le système vous invite à choisir une date spécifique pour l'entrevue de visa de votre client et à fournir les détails de confirmation.

Étape 5

Vous pouvez continuer d'ajouter d'autres clients à votre profil et prendre d'autres rendez-vous. Si vous souhaitez visualiser vos rendez-vous déjà pris, vous pouvez cliquer sur Rechercher des rendez-vous ou visualiser l'Historique de rendez-vous.

L'historique de rendez-vous vous permet de visualiser tous vos rendez-vous. Si vous cliquez sur le signe plus en vert, vous pouvez voir un aperçu rapide des informations de votre client, telles que la date de rendez-vous, la catégorie de visa, l'e-mail du demandeur et l'UID. Vous pouvez également organiser votre liste de client par date de rendez-vous, type de visa ou statut.

Remarque : veuillez noter que l'option Historique de rendez-vous est limitée dans le nombre maximum de rendez-vous enregistrés stockés dans le système. Par conséquent, les informations affichées ne doivent pas être utilisées comme point de référence pour vos propres enregistrements de base de données.   

Rechercher des rendez-vous vous permet d'effectuer une action pour votre client. Comme présenté dans la capture d'écran ci-dessous, vous pouvez accéder à la lettre de confirmation, reprogrammer un rendez-vous, mettre à jour les informations de livraison des documents ou annuler l'entrevue de votre client.

Plus d'informations

REMARQUE : si vous changez votre accès individuel en profil de coordinateur de voyage, vous ne pouvez pas programmer de rendez-vous pour vous-même. Pour programmer votre propre rendez-vous, envoyez un autre e-mail à travel-coordinator@ustraveldocs.com avec votre numéro UID dans l'objet. Cela désactivera votre profil de coordinateur de voyage. Lorsque vous prenez votre rendez-vous, vous aurez besoin de supprimer tous les rendez-vous précédemment pris dans l'écran Dépendants. Une fois que vous avez pris votre rendez-vous, renvoyez un e-mail à la même adresse et votre accès sera réinstallé.